So überraschen Sie Ihre Teilnehmer positiv mit Ihrem Event

Teilnehmer heutzutage auf einem Event zu überraschen ist gar nicht mehr so einfach. Die meisten Besucher haben bereits viel erlebt und gesehen. An dieser Stelle gilt es deshalb kreativ zu werden um in den Köpfen der Teilnehmer zu bleiben. Dabei sind es oft nur kleine Aufmerksamkeiten oder Veränderungen.

Wir haben ein paar Ideen für Sie zusammengestellt, die Sie auf Ihrem nächsten Event umsetzen können.

Die Bedürfnisse der Teilnehmer

Die Grundlage für jedes erfolgreiche Event ist, die Event-Teilnehmer zu kennen und zu wissen, welche Bedürfnisse sie haben. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen

• Gibt es etwas, das Sie auf anderen Events vermissen?
• Was ist den Teilnehmern wichtig und wofür interessieren sie sich?
• Warum sollten sie das Event besuchen?

Um die Fragen beantworten zu können, greifen Sie auf Auswertungen von letzten Events zurück, hören Sie sich bei anderen Veranstaltern oder Event-Teilnehmern um oder denken Sie auf Ihre persönlichen Erfahrungen als Teilnehmer zurück.

Das Event beginnt mit der Einladung

Machen Sie Ihre Teilnehmer vor dem Event neugierig und runden Sie nach dem Event die Veranstaltung gelungen ab.

Halten Sie die Spannung indem Sie erst nach und nach Redner oder besondere Themen verraten. Die Teilnehmer bleiben interessiert und vergessen Sie nicht bis zum Event. Oder Sie lassen Ihre Gäste mitentscheiden, welche Themen auf dem Event behandelt werden sollen. So können Sie außerdem sicher gehen, dass Sie die Interessen Ihrer Teilnehmer treffen.

Nach dem Event ist es wichtig, dass Sie Ihren Teilnehmern wichtige Unterlagen von Vorträgen zur Nachbereitung zur Verfügung stellen.

Den richtigen Gesprächseinstieg zu finden ist schwer – erleichtern Sie das Networking

Netzwerken gehört zu jedem Event dazu. Trotzdem fällt es immer noch vielen schwer, den richtigen Gesprächseinstieg zu finden und vor allem die richtigen Kontakte zu knüpfen.

Erleichtern Sie Ihren Teilnehmern diesen Schritt und lassen Sie Ihre Gäste wissen, wer alles am Event teilnimmt oder bieten Sie direkt die Möglichkeit, dass Teilnehmer schon vorab ein Treffen auf Ihrem Event vereinbaren können. Haben Sie beispielsweise schon an eine App speziell für das Networking unter Teilnehmern gedacht?

Auf dem Event selbst fehlt dann oft der richtige Platz oder die Zeit um intensiv zu Netzwerken. Schaffen Sie freie Zeit für Ihre Teilnehmer um Kontakte zu knüpfen. Erweitern Sie beispielsweise Kaffeepausen auf 30 statt 15 Minuten oder planen Sie zusätzliche Networking-Pausen ein. Achten Sie auch bei der Wahl der Location darauf, dass auch das Umfeld passt. Eine Ecke mit Getränken und Sitzgelegenheiten wird viele Ihrer Teilnehmer definitiv begeistern.

Die richtigen Teilnehmer

Bieten Sie Gesprächsstoff und lassen Sie dadurch gute Gespräche entstehen. Das funktioniert wie von selbst, wenn sich die Teilnehmer untereinander verstehen, Gemeinsamkeiten haben und sich das Netzwerken lohnt. Laden Sie Ihre Gäste immer wieder mit dem Gedanken ein, dass Networking sehr wichtig auf B2B-Events ist. Achten Sie auch bei regelmäßig stattfindenden Events darauf, dass weiterhin die Chance besteht, neue Kontakte knüpfen zu können.

Event Location zum Staunen

Bringen Sie die Teilnehmer doch mit einer besonderen Event-Location zum staunen. Wie wäre es mit einem Weinkeller, einem Gewächshaus im botanischen Garten oder einem Beach-Café mit Sandstrand? Mit der richtigen Location schaffen Sie eine lockere Atmosphäre und vor allem Gesprächsstoff unter den Teilnehmern.
Achten Sie aber dennoch immer darauf, dass eine gute technische Umsetzung des Events möglich ist. Zusätzlich sollten Sie auch immer darauf achten, dass die Umgebung oder die Hintergrundmusik nicht zu laut ist. Sonst fällt es Ihren Teilnehmern schwer, sich untereinander auszutauschen.

People will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.
Maya Angelou

Überraschung!

Tun Sie etwas womit keiner rechnet. Ob ein kleiner Smoothie zur Erfrischung zwischendurch oder eine Entspannungseinheit zum Mitmachen vor dem nächsten Sprecher. Werden Sie kreativ und gehen Sie auf die Bedürfnisse der Teilnehmer ein. Gerade lange Events können manchmal anstrengend sein, da freut sich jeder über eine kurze Auflockerung.

In der Kürze liegt die Würze

Haben Sie es schon einmal mit kurzen Vorträgen versucht? Nach 10 Minuten verlieren die meisten Menschen die Aufmerksamkeit während eines Vortrages. Deshalb gibt es mittlerweile verschiedene Methoden, Vorträge in kleinere Sessions aufzuteilen.

Durch die eingesparte Zeit bleibt außerdem mehr Raum, um die Teilnehmer interaktiv einzubinden. Wenn es sich anbietet können Sie die Teilnehmer via App an Abstimmungen teilhaben lassen oder Sie bieten am Ende eine interessante Fragerunde. Damit es den Teilnehmern auch hier nicht langweilig wird, während das Mikrofon länger durch die Reihen zum Fragenden wandert, als die Antwort dauert, versuchen sie es doch mit einer Twitter-Wall. Die Teilnehmer können unter einem bestimmten Hashtag Fragen stellen, diese erscheinen auf einem Bildschirm und der Redner kann sich interessante Fragen heraussuchen und beantworten.